Condiciones del servicio

1. Las partes y el objeto

Borja Sánchez López, que ejerce como profesional autónomo bajo el nombre comercial Santryx (en adelante, «Santryx»), con NIF 50355279E y domicilio en Calle San Juan 20, 1ºB, 19180, Marchamalo, Guadalajara, España, presta el servicio InfoProCloser en app.infoprocloser.com.

Para cualquier asunto relacionado con este documento, incluidos los derechos de protección de datos: privacidad@santryx.es.

Estas condiciones regulan el uso de InfoProCloser por parte de la empresa que lo contrata (el «Cliente») y de las personas a las que el Cliente dé acceso.

Es un servicio entre empresas. No está dirigido a consumidores, y quien contrata declara hacerlo en el ejercicio de su actividad profesional.

2. Qué es el servicio, y qué no es

InfoProCloser recibe las llamadas de venta que el Cliente ya graba con su propia herramienta, las analiza contra un estándar común de evaluación y devuelve informes por comercial y por equipo, más un asistente que responde preguntas sobre esos datos.

Lo que no es, dicho aquí porque determina para qué puede usarse:

• El servicio no toma decisiones sobre personas. Puntúa llamadas y detecta patrones; no decide contrataciones, despidos, comisiones ni ascensos. Quien lee el informe y actúa es el Cliente, y responde de lo que decida con él. Que el conjunto quede fuera del art. 22 del RGPD depende, por tanto, del uso que le dé el Cliente: el punto 5 lo convierte en una obligación suya.
• No está diseñado para vigilar a un empleado. Mide llamadas de venta contra un estándar declarado y consultable, dentro de un alcance acotado; no observa la actividad general de una persona, no mide su jornada y no analiza su voz ni su estado de ánimo. El Cliente se compromete en el punto 5 a no usarlo con ese fin.
• No es un CRM ni sustituye al del Cliente: el resultado de cada llamada lo reporta el CRM del Cliente, y sus cambios posteriores mandan sobre lo que aquí se vea.
• No almacena las grabaciones. Guarda la transcripción y un enlace a la grabación que vive en la herramienta del Cliente.

3. Qué se contrata: la unidad es el proyecto

El servicio se contrata por proyecto —cada equipo comercial del Cliente es un proyecto—, con un volumen de llamadas analizadas y de consultas al asistente incluido en cada uno. Una empresa con tres equipos contrata tres proyectos.

El precio, el volumen incluido y qué ocurre si se supera se pactan en el pedido o contrato de cada Cliente, no en este documento. Santryx enseña en el propio panel cuánto lleva consumido cada proyecto en el mes en curso, para que ese límite nunca sea una sorpresa en una factura.

Superar el volumen incluido no interrumpe el análisis de ninguna llamada. Lo que ocurra con el exceso —facturarlo, absorberlo o ampliar el plan— es lo que se pacta en el pedido.

4. Cuentas y accesos

El Cliente da de alta y de baja a las personas de su equipo desde el propio panel, y responde de a quién invita. Nadie puede crear una cuenta sin invitación suya.

El acceso es personal e intransferible. El Cliente se compromete a retirar el acceso de quien deja su organización, y dispone de la baja en el panel para hacerlo en el acto.

5. Obligaciones del Cliente sobre los datos que aporta

Este es el punto que más importa y el que no puede delegarse: los datos que entran son del Cliente y los aporta el Cliente, así que es él quien responde de que sea lícito tratarlos. En particular, se compromete a:

• Grabar las llamadas conforme a la ley aplicable, informando a las personas grabadas —sus comerciales y las personas con las que hablan— de que se graban y de que se analizan, y con la base legal que corresponda.
• Informar a sus comerciales de que su desempeño se mide con esta herramienta y con qué criterios. Santryx le entrega un modelo de aviso listo para usar.
• No introducir en el material del proyecto (guiones, ofertas, argumentarios) nombres reales de comerciales ni de prospectos: ese material no los necesita para funcionar.
• No usar el servicio para tratar categorías especiales de datos (salud, ideología, afiliación sindical, origen étnico, biometría) ni datos de menores. Si por la naturaleza de sus llamadas eso pudiera ocurrir, tiene que decirlo antes de contratar.
• Mantener sus propios accesos seguros y avisar sin demora de cualquier uso indebido.
• Realizar una evaluación de impacto (art. 35 RGPD) antes de poner en marcha el tratamiento. No es opcional: el tratamiento reúne varios de los criterios de la lista de la Agencia Española de Protección de Datos. Santryx le aporta sin coste la descripción técnica que necesita para hacerla.
• Cumplir sus obligaciones laborales de información. Si es empleador y hay representación legal de las personas trabajadoras, informarla de los parámetros, reglas e instrucciones del sistema (art. 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores, en vigor desde 2021). Entregar el aviso individual a cada comercial no cubre esa obligación. Santryx le entrega el material para cumplirla.
• Garantizar la intervención humana en toda decisión que tome sobre una persona apoyándose en los informes, y no usar la puntuación como base determinante de decisiones con efectos jurídicos o significativos sin las garantías del art. 22.3 RGPD. Si va a hacerlo, tiene que decirlo antes.
• No emplear el servicio como sistema de vigilancia continua de la actividad de una persona, ni para inferir su estado emocional, su salud, sus opiniones o su afiliación.
• No aportar al servicio audio ni vídeo de las llamadas: el sistema trabaja sobre texto, y esa frontera es la que lo mantiene fuera de las prácticas prohibidas del Reglamento europeo de Inteligencia Artificial.

El tratamiento de los datos personales que el Cliente aporta se rige por el contrato de encargo de tratamiento (art. 28 RGPD) que se firma junto con estas condiciones y que forma parte inseparable de ellas.

6. Disponibilidad, soporte y cambios en el servicio

El servicio se presta con diligencia profesional, pero esta versión no compromete un nivel de disponibilidad garantizado. El motor de análisis se vigila a sí mismo y avisa de sus propios fallos; una interrupción no hace perder llamadas: las procesa cuando se restablece.

El soporte se presta por correo electrónico en horario laboral en España.

El asistente es un sistema de inteligencia artificial y sus respuestas pueden contener errores. Está pensado para orientar a quien dirige el equipo, que conoce a su gente y sus llamadas; no es una fuente de verdad ni sustituye a la lectura del informe. Las citas que muestra un informe sí se verifican contra la transcripción.

Santryx puede mejorar y modificar el servicio. Si un cambio reduce de forma relevante una funcionalidad contratada, se avisa con antelación razonable y el Cliente puede resolver sin penalización.

El estándar de evaluación puede evolucionar. Un cambio de estándar no reescribe el histórico: empieza a aplicarse a las llamadas nuevas, y las anteriores conservan la versión con la que se midieron.

7. De quién es cada cosa

• Del Cliente: sus llamadas, sus transcripciones, sus resultados de venta, su material y los informes generados sobre ellos. No se usan para nada distinto de prestarle el servicio, y no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• De Santryx: el software, el estándar de evaluación, el catálogo de errores, la metodología y todo lo que no sean datos del Cliente. El Cliente recibe un derecho de uso mientras dure el contrato, y nada más.
• Estadísticas agregadas y anónimas: Santryx puede usar métricas agregadas para mejorar el producto, y solo si la anonimización es irreversible: si el resultado permitiese volver a una persona o a un cliente, seguiría siendo dato personal y esta cláusula no lo autoriza. Nunca se usan transcripciones, citas, nombres ni importes de un Cliente concreto, ni se comparte nada con otros clientes.

8. Precio, facturación e impago

El precio, la periodicidad y la forma de pago son los del pedido o contrato. Los importes se entienden sin IVA salvo que se diga otra cosa.

Ante un impago, Santryx puede suspender el acceso tras avisar al Cliente y darle un plazo razonable para pagar. Suspender no es borrar: durante la suspensión los datos siguen ahí y se recupera el acceso al regularizar.

9. Responsabilidad

Los informes son una ayuda al criterio de un responsable comercial, no una verdad automática ni una recomendación vinculante. El Cliente decide qué hace con ellos y responde de esas decisiones, muy especialmente si afectan a sus empleados.

Santryx responde de los daños directos causados por su incumplimiento, con el límite de los importes facturados al Cliente en los doce meses anteriores al hecho. No responde del lucro cesante ni de daños indirectos. El mismo límite y el mismo reparto se aplican entre las partes en materia de protección de datos, en los términos de la cláusula 15 del contrato de encargo de tratamiento.

Ninguno de estos límites se aplica al dolo, a la culpa grave ni a lo que la ley no permita limitar. En particular, no limitan la responsabilidad de ninguna de las partes frente a los interesados ni frente a las autoridades de control (arts. 82 y 83 RGPD), que es la que la ley les atribuye y que ningún contrato puede reducir.

El Cliente mantiene indemne a Santryx frente a reclamaciones, sanciones e indemnizaciones que tengan su origen en la falta de base legal, en no haber informado a sus comerciales, a sus prospectos o a la representación legal de sus trabajadores, en haber introducido categorías especiales de datos o nombres de personas en el material del proyecto, o en haber decidido sobre una persona sin intervención humana efectiva. Santryx mantiene indemne al Cliente en los mismos términos por sus propios incumplimientos como encargado del tratamiento.

10. Duración, terminación y qué pasa con los datos

El contrato dura lo que diga el pedido y se renueva por periodos iguales salvo aviso en contrario con la antelación allí pactada.

Cualquiera de las partes puede resolver por incumplimiento grave de la otra si no se subsana en un plazo razonable tras el requerimiento.

Al terminar, el Cliente dispone de 30 días para pedir la devolución de sus datos en un formato estructurado de uso común. Pasado ese plazo, se eliminan de los sistemas de producción, salvo lo que Santryx deba conservar por obligación legal.

11. Confidencialidad

Cada parte guardará como confidencial la información de la otra a la que acceda por razón del contrato, y no la usará para otro fin. La obligación sobrevive dos años a la terminación.

12. Reglamento europeo de Inteligencia Artificial: qué es cada parte

A efectos del Reglamento (UE) 2024/1689, este servicio es un sistema de alto riesgo: está destinado a evaluar el rendimiento de personas en el marco de relaciones de trabajo (anexo III, punto 4, letra b). Se declara aquí porque determina obligaciones para las dos partes.

Santryx es el proveedor del sistema y el Cliente es el responsable del despliegue. El grueso de las obligaciones de los sistemas del anexo III es exigible a partir del 2 de diciembre de 2027; hasta entonces rigen ya las prácticas prohibidas, la alfabetización en materia de IA y las obligaciones de transparencia.

• Lo que Santryx se compromete a tener antes de esa fecha: documentación técnica, gestión de riesgos y de la calidad, registros de funcionamiento, instrucciones de uso, medidas de supervisión humana, evaluación de la conformidad, marcado CE y registro en la base de datos de la Unión.
• Lo que corresponderá al Cliente: encomendar la supervisión humana a personas con competencia y autoridad para ejercerla, conservar los registros e informar a los representantes de los trabajadores y a los trabajadores afectados.
• Lo que el Cliente no debe hacer: poner el sistema en el mercado bajo su propia marca ni modificar su finalidad prevista. Cualquiera de las dos cosas le convertiría en proveedor a efectos del art. 25 del Reglamento de IA, con todas sus obligaciones.

El detalle está en la cláusula 17 del contrato de encargo de tratamiento, que se firma junto con estas condiciones.

13. Cambios en estas condiciones, ley aplicable y jurisdicción

Los cambios relevantes se comunican con antelación razonable; si el Cliente no los acepta, puede resolver antes de que entren en vigor.

Se aplica la ley española. Para cualquier controversia, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de Guadalajara, España, con renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.